10 טיפים לשיפור האפקטיביות הניהולית

1.שדרו אופטימיות

מנהלים הפועלים כמנהיגים משדרים אופטימיות ותקווה בנוגע לעתיד ולהשגת המטרות. העובדים מבחינתם מעדיפים לצעוד אחרי מנהלים המשדרים תקווה והצלחה. תשאלו את עצמכם- מי בדיוק יירצה ללכת אחרי מנהלים מדוכדכים ופסימיים בנוגע לעתיד ? היו חיוביים, חייכו יותר, עזרו לאנשים להרגיש משמעותיים.

2. היו אפקטיביים ולא רק יעילים

אתם יעילים כאשר אתם עושים דברים במינימום משאבים של זמן, תקציב וכוח אדם. לעומת זאת, אתם אפקטיביים כאשר אתם עושים את הדברים הנכונים והחשובים באמת באופן יעיל. בררו עם עצמכם, עד כמה מזמנכם הניהולי מוקדש לקידום הדברים החשובים באמת ? עד כמה אתם נכנסים ליום העבודה או שבוע העבודה מתוכננים ? אל תתנו לדברים השוליים לתפוס את מקומם של הדברים החשובים בסדר יומכם.

3. ניהול אמור להיות כיף של דבר

כמנהלים אתם אמורים לגרום לדברים לקרות וליהנות מהדרך. להיות הכי רציניים בנוגע להתמודדות עם האתגרים הניהוליים ועדיין לשמור על גישה רעננה, קלילה ומחייכת. רמת ההתלהבות שלכם משפיעה על הסובבים אתכם. בכל מקרה תצטרכו להתמודד עם קשיים ומורכבויות, אז אם כבר עדיף לבחור לעשות זאת ביתר נלהבות ורעננות. שאלו את עצמכם: מה פוגע בהנאה שלי בתפקיד ? ארגנו את התנהלותכם מחדש ו"נקו את השולחן הרגשי."

4. התייחסו לעובדים כאל אנשים בוגרים

העובדים שלכם הם אנשים בוגרים, הם נמצאים בחזית העשייה ויודעים הכי טוב מה צריך לעשות. התייחסו אליהם כמומחים לעשייתם. שאלו אותם שאלות בסגנון של: "אילו שיפורים לדעתך ניתן להכניס במוצר ?", "מה לדעתך יכול להביא לשיפור שביעות רצונם של לקוחותינו, או, מה פוגע בשביעות רצונם וניתן לשפרו ?". נסו לשתף אותם בנתונים העסקיים ותנו להם להרגיש שותפים ומשפיעים על התוצאות העסקיות.

5. אפשרו וחברו

האתגר הניהולי נקשר ליכולת לממש מטרות ראויות בעזרתם של אנשים (וגם טכנולוגיות). לאפשר לכל עובד לממש את מיטבו ולכל צוות להצטיין. להציב בפניהם אתגרים גדולים ולגרום להם להאמין שהם יכולים ומסוגלים. לאפשר להם לצמוח עם האתגרים. לחבר את המצוינות האישית למצוינות הצוותית, החזון האישי עם החזון הארגוני, לנטוע נלהבות, אמון ומחויבות משותפת להשגת מטרות גבוהות. סגנון ניהול המושתת על "לחבר" ו"לאפשר" משיג את מקסימום התוצאות.

6. תיאום ציפיות להגברת האפקטיביות

אחד הגורמים הפוגעים ברמת האפקטיביות הניהולית הינו חוסר תיאום ציפיות. הנושא נבדק במחקרים. מנהלים בכירים נתבקשו לרשום על דף את ציפיותיהם ממנהלים הכפופים להם ולאחר מכן נתבקשו המנהלים הכפופים להם לרשום את מה שלדעתם מצפים מהם אותם המנהלים הממונים. בין שתי הרשימות נמצא חוסר הלימה בולט. המחקרים מצביעים על 40% חוסר תאימות בין הציפיות לבין ההבנה של מה שמצופה. מדובר באחוז גבוה לכל הדעות של זליגה באפקטיביות הארגונית. יש מה לעשות בעניין ובמספר צעדים תוכלו לשנות את הסטטיסטיקה המדאיגה. וודאו שעבור כל תפקיד מוגדרים תחומי אחריות ברורים. וודאו שכל בעל תפקיד מכיר את הגדרות התפקיד שלו. נהלו שיחות משוב תקופתיות על מנת לקחת את ההגדרות הכתובות לרמה המעשית- תאמו ציפיות פנים אל פנים בנוגע למה ייחשב כהצלחה בתפקיד. נצלו את שיחות המשוב גם לצורך רתימה, הקשבה והתייעצות.

7. יישום החלטות חשוב לא פחות מקבלתן

ניהול מיטבי קשור לקבלת החלטות איכותיות יחד עם יישומן המיטבי. לא ניתן להסתפק בחצי הדרך. תשאלו את עצמכם, כמה פעמים לאורך הקריירה הניהולית שלכם קיבלתם החלטות, או הייתם שותפים לקבלת החלטות, ולבסוף ההחלטות נשארו רק על הנייר ? התופעה מוכרת בארגונים רבים ואפילו בממשלות שאינן מטיבות לאכוף את יישום החלטותיהן. בדרך כלל קיימת נלהבות יתר בעת קבלת ההחלטה בעוד קיים רפיון בנוגע לתהליך יישומה. בפעם הבאה שאתם מקבלים החלטה ניהולית, ממש באותו המעמד, הקדישו עוד זמן חשיבה לגיבוש הדרך הנכונה ליישומה המיטבי. תוודאו שיש לכם תשובות מלאות למקבץ השאלות הבא: מי יוביל את היישום, מי יהיו השותפים לביצוע, עד מתי, תדירות הדיווח ועדכוני הסטאטוס, מהו מחיר אי הביצוע והאם קיימים כל התנאים והמשאבים למימוש מוצלח של ההחלטה ? כשהתשובות חלקיות גם התוצאות צפויות להיות חלקיות.

8. בניית אמון ושימורו

אמון הוא הבסיס לשיתוף הפעולה וליכולת ההצלחה לאורך זמן. אמון נבנה מצירוף של התנהגויות היוצרות אמון ולאורך זמן. בכלל זה, יחס הוגן, יושר, עמידה בהתחייבויות, גיבוי, אמפתיה, יחס מכבד והתעניינות כנה. ללא אמון יהיה קשה מאוד ליצור מרכיבי מפתח להצלחה ניהולית, כגון: מחויבות, פתיחות, לויאליות, יוזמה ושיתוף פעולה. אמון ניתן לבנות בתהליך מודע, חשוב לשמרו ולטפח אותו וקריטי לא להרוס אותו. בהקשר זה, היו מודעים לאפקט המקרה הבודד- יחס לא הוגן מצדכם כלפי עובד בודד, משמעו פגיעה באמון שלכם כלפיו אך גם כלפי חבריו לעבודה, מאחר וסביר שאותו העובד ייבחר לשתף את חבריו בדעתו עליכם. מכאן שאין הפסקות בתהליך בניית האמון, אין מקרים יוצאים מן הכלל ואין הפוגות.

9. צאו מהמשרד ותרדו "לשטח"

הקפידו להסתובב ולחיות את המתרחש בסביבת העבודה. נהלו שיחות מזדמנות עם העובדים, הקפידו לשאול שאלות ולהתעניין, היו יותר נגישים ותנו לאנשים הזדמנות לתאר בפניכם את עשייתם. הרבה יותר נוח לשבת במשרד הנינוח אך הרבה יותר מועיל להצלחתכם לראות ולחוות את העשייה בפועל ממש בעמדותיהם של העובדים. ברוב הארגונים קיים מתח כלשהו בין המדרגים בארגון ותמיד הדרג שלמעלה חשוד בנתק ואי הבנת

המציאות. תפקידכם לטשטש מחיצות אלו ולתת לאנשים להבין שאתם ממש לצידם ומעריכים את עשייתם. האמת היא שאותם עובדים יקרים הם אלו שבסופו של עניין מאפשרים לכם להתפרנס וליהנות ממשכורות מנהלים יפות. היו לצידם ועודדו אותם.

10. העובדים כשותפים

במציאות התעסוקתית כיום יותר ויותר עובדים מודעים ליכולתם לנהל את הקריירה של עצמם ולעקוב אחר הזדמנויות תעסוקתית בתוך ומחוץ לחברה. הגישה הניהולית בה רואים בעובדים כמשאב ארגוני (HR ) הולכת וחולפת מהעולם. הגישה החדשה הינה של שותפות עם אנשים (אותם העובדים), שיתופם בדילמות, באתגרים, ביעדים העסקיים, הקשבה, רתימה ומתן במה והזדמנות להשפיע על התוצאות העסקיות. כמנהלים חשוב להסתכל על העובדים כאנשים בוגרים, אחראיים, היודעים לבצע את תפקידם מתוך אחריות,. העובדים הם בני אדם ממש כמוכם, בעלי משפחות, קשיים ואתגרים אישיים. יחס אישי ומכבד הוא הדבק המאפשר למנהל ולארגון לשמר את האנשים האיכותיים גם במציאות של תנודות בשוק העבודה. עובדים יודעים להעריך סביבת עבודה תומכת ויחס אנושי ומכבד ובחשיבות לא פחותה משכר הוגן. אנו נמצאים בתקופת מעבר מהסתכלות על "משאב אנושי" ל"שותף אנושי לדרך", ובהיבט הניהולי מדובר בניהול שותפויות.